Bloq
MS Excel gündəlik hesablamaların icra edilməsi və istifadəçi tərəfindən məlumata və hesablamalara birbaşa müdaxilə etmək üçün ən əlverişli hazır proqram paketidir. Bəzən proqramın bəzi məhdudiyyətləri böyük həcmli məlumatla işləməkdə çətinliklər törədir. Bu məhdudiyyətlərdən ən önəmlisi işçi səhifəsində olan maksimum sətir sayının 1 048 576 olmasıdır. Bununla yanaşı bir neçə yüz min sətir məlumatı olan işçi səhifəsində mürəkkəb funksiyalar yazarkən həmin faylın işləmə sürəti aşağı düşür.
Mövcud çətinliklərin aradan qaldırılması üçün MS Excelin tərkibində PowerPivot adlı əlavə bölmə artırılıbdır. Bu bölmə excelin əlavə məlumat bazası funksiyasını daşıyır. PowerPivot Excelde olan mədudiyyəti qismən aradan qaldırmışdır. Praktik olaraq bir neçə milyon sətir məlumatı özündə saxlamaq imkanına malikdir. Həmin məlumatları PowerPivota bir neçə mənbədən-excelin özündən, acsessdən, birbaşa məlumat bazasından daxil etmək mümkündür. Məlumatlar PowerPivota daxil edildikdən sonra elə orda da funksiyalar vasitəsilə lazımi hesablamalar aparılır. Bir neçə cədvəl arasında əlaqə qurmaq, təsnifləşdirmə aparmaq mümkündür. Daha sonra Exceli tərkibində pivot table olaraq həmin PowerPivotda olan məlumatlardan istənilən hesabatı hazırlamaq mümkündür.
PowerPivot MS Excel 2013-ün tərkib hissəsi olaraq mövcuddur. PowerPivotu aktivləşdirmək üçün aşağıdakı formada onu aktivləşdirmək lazımdır:
MS Excell – File – Options – Add-Ins – Manage: COM Add-Ins -PowerPivot burda quşu seçərək aktivləşdirmək lazımdır.
Bəzən PowerPivot müxtəlif xətalar verərək Excelin tərkibində itir. Bu zaman PowerPivotu yenidən bərpa etmək üçün aşağıdakıları etmək lazımdır:
MS Excell – File – Options – Add-Ins – Manage: Disabled Items- PowerPivot burda onu Enable edərək aktivləşdirmək lazımdır.
MS Excel 2010 üçün isə əlavə olaraq PowerPivotun özünü yükləmək lazımdır. Bu zaman PowerPivot ilə yanaşı digər iki proqramı da yükləmək tələb olunur. Yükləmə bitdikdən sonra MS Excel 2013-də olduğu kimi aktivləşdirmək lazımdır. Yükləmək üçün bu linkdən istifadə edə bilərsiniz.
PowerPivot vasitəsilə çox sayda sətirlər ilə işləmək üçün tövsiyyə olunan Windows 64 bit olmalıdır. Kompüterin parametrləri isə i7 prosessor və 8 GB RAM ilə daha optimal işləyir.
Access faylda olan böyük həcmli məlumatı PowerPivota gətirmək üçün Excel faylda mövcud olan PowerPivot bölməsinə keçirik,
açılmış yeni pəncərədə “Manage” bölməsini aktivləşdiririk.
Nəticədə yeni açılmış pəncərədə “from database” bölməsindən “From Access” yarımbölməsini seçirik.
Növbəti addım yeni açılmış pəncərənin “Databasa name” hissəsində “Browse” düyməsini basmaqla bizə lazım olan Access database faylının secilərək “Next” düyməsinin sıxılmasıdır.
Bizə lazım olan faylda məlumatlar mürəkkəb filterlərdən istifadə etmədən PowerPivota gəlməyini istəyiriksə yeni açılmış pəncərədə “Select from a list of tables and views to choose the data to import” hissəsi seçilməlidir.
“Write a query that will specify the data to import” seçimi isə bizim PowerPivota yükləmək istədiyimiz fayldan gələn məlumatı SQL script vasitəsilə lazımı filterlər etmək olar. “Select from a list of tables and views to choose the data to import” hissəni seçib “Next” düyməsini basdıqdan sonra yeni pəncərədə istədiyimiz faylın adını görəcəyik.
Əgər bu faylda konkret olaraq hər hansı sütunun gəlməyini istəyiriksə, “Preview and filter” düyməsindən istifadə edərək, lazımı sütunları seçməklə “OK” düyməsini basmaq lazımdı.
Qeyd edilənləri etdikdən sonra bizə lazım olan məlumatların PowerPivota yüklənməsi əməliyyatı yekunlaşdırmaq üçün “Finish” düyməsini basmaq lazımdı.
Nəticədə Access faylda mövcud olan bütün database avtomatik olaraq PowerPivota yüklənir.
Excel-də “insert” menyusunda olan “Pivot table” düyməsini basmaqla PoverPivotda olan məlumatların Excel-ə gətirilməsi mümkündür.
Açılan “Create Pivot table” pəncərəsində “Use an external data source” başlığında olan “choose connection” düyməsini basmaqla bizə lazım olan faylda olan məlumatları Excel-ə gətirmək mümkündür. Gətirmək istədiyimiz məlumatlar faylının ” existing connection” pəncərəsində olmadığı təqdirdə “Browse for more” düyməsini basmaqla bizə lazım olan faylı taparaq ordakı məlumatları “Pivottable”a gətirə bilərik.
Aşağıda mövcud olan New worksheet və ya Existing worksheet düymələri isə yeni yaratmaq istədiyimiz PivotTable-in Excel-də bizə lazım olan yerdə, yəni ya bizim hal-hazırda dayandığımız və ya ayrı səhifədə yaratmaq imkanı yaradır.
Nəticədə exceld-ə PivotTable formalaşmış olur.
Pivottable-ın yuxari hissəsində məlumatların ümumi başlıqları qeyd olunur.
Aşağı hissədə isə “filter” , “Colums” , “Rows” və “Values” olmaqla 4 bölmə formalaşır.
“Filter” – ümumi başlıqlardan konkret seçim funksiyasını yerinə yetirir.
“Colums” – istədiyimiz məlumatın sütun üzrə göstərilməsini yerinə yetirir.
“Row”- isə məlumatın sətr üzrə göstərilməsini yerinə yetirir.
“Values” – lazımı dəyərin göstərilməsi üçün olan bölmədir.
Nümunə: Hesab edək ki, şirkətdə işləyən işçilər üzrə onların soyad, ad, ailə vəziyyəti və əmək haqları üzrə ümumi cədvəl qurmaq istəyirik. Bu zaman “colums” bölməsinə ailə vəziyyəti, “rows” bölməsinə ad və soyad, “values” bölməsinə isə əmək haqqı ümumi başlıqlarını gətirsək, biz aşağıda PivotTable-da göstərilən kimi cədvəl yaratmış olarıq. Daha sonra işçiləri cinsinə görə filter etmək üçün “filter” bölməsinə işçilərin cinsi məlumatlarını gətiririk.
Yuxarıdakı cədvəli başqa görünüşlərdə də hazırlamaq olar. Lakin bu görünüşün üstünlüyü subay və evlilərin ümumi maaşlarını ayrı-ayrılıqda görmək imkanının olmasıdır.
“Value” bölməsində olan başlığın üzərində sağ düyməni basaraq bizə lazım olan formada məlumatları əldə etmiş olarıq.
Açılan “Value field settings” pəncərəsində olan ümumiləşdirici göstəricilərdən istifadə etmək mümkündür.
Baza məlumatarında edilmiş dəyişiklik PowerPivot-da avtomatik əks olunmur. Dəyişiklik deyiləndə baza məlumatları faylında hər hansı bir məlumatın dəyişdirilməsi, həmin bazaya yeni məlumatların əlavə edilməsi, ümumiyyətlə faylın adında ola biləcək dəyişiklik və s. nəzərdə tutulur.
Bu zaman PowerPivot-da mövcud olan “refresh” funksiyası bizə kömək olur. Bu əməliyyatı yerinə yetirmək üçün bizə birdən çox seçim verilir.
- Əsas menyuda olan “refresh” düyməsi. Bu zaman proqram bizə iki imkan verir:
-“Refresh” düyməsinə basdıqda həmin anda aktiv olan pəncərənin yenilənməsi,
-“Refresh all” düyməsini basdıqda isə bütün cədvəlin yenilənməsi həyata keçirilir.
2. Refresh” etməyin digər bir üsulu isə əsas menyuda olan “existing connection” düyməsi vasitəsilə edilir. Bu zaman bizim PowerPivot -da olan cədvəlin bağlı olduğu fayl göstərilir. Yeni açılan pəncərədə olan düymələrdən istifadə edərək baza ilə mövcud əlaqəni yeniləmək ( “Refresh”) , dəyişmək (“edit”) və ya silmək (“delete”) mümkündür.
Əgər baza məlumatları olan faylın adında hər hansı bir dəyişiklik edilirsə, bu zaman yenə də bizə mövcud əlaqəni yeniləmək lazım gəlir. Əlaqəni yeniləmək eyni qayda ilə əsas menyuda olan “existing connection” düyməsinin köməyi ilə icra edilir. Bu zaman mövcud baza məlumatları olan faylın üstündə edit düyməsini basırıq və adı dəyişdirilmiş faylı yenidən secməklə “save” düyməsini basırıq.
Qeyd olunan məlumatlarla yanaşı Bazada mövcud olan digər məlumatları PowerPivot-a gətirmək üçün “Design” əsas menyusundan “Table properties” düyməsini basırıq. Əgər PowerPivot-a gətirmək istədiyimiz məlumatlar sonradan əlavə olunubsa, bu zaman baza məlumatlarına qeyd olunan əməliyyatı etməzdən əvvəl “refresh” etmək mütləqdir.
Qeyd olunan yerdən lazımı baza məlumatın adını seçirik. Bu pəncərədə qeyd olunan məlumatlardan hər hansı bir sütun lazım deyilsə həmin sütunu seçməmək imkanı da var.
Save düyməsini basmaqla məlumatları təsdiqləmək və məlumatların yenilənməsi prosesini reallaşdırmaq mümkündür.