Kadr kargüzarlığı nədir: əsas sənədlər və qaydalar

Kadr kargüzarlığı nədir?

Kadr kargüzarlığı işəgötürən ilə işçi arasındakı əmək münasibətlərinin, yəni işə qəbulun, vəzifə dəyişikliyinin, məzuniyyətin, intizam tədbirinin və işdən çıxmanın qanunvericiliyə uyğun sənədlərlə rəsmiləşdirilməsi, uçotu və saxlanmasıdır. Gündəlik dildə bunu «kadr işləri», «kadr uçotu» və ya «kadr sənədləşməsi» də adlandırırlar.

Kadr sənədləri iki məqsədə xidmət edir. Birincisi, işçinin hüquqlarını təsdiqləyir: staj, məzuniyyət hüququ və əmək haqqı məhz bu sənədlərə əsaslanır. İkincisi, işəgötürəni qoruyur: əmək mübahisəsində və ya dövlət yoxlamasında şirkət hər qərarını sənədlə sübut edə bilir. Sənədi olmayan qərar hüquqi baxımdan zəif qərardır.

Kadr kargüzarlığı hansı qanunvericiliyə əsaslanır?

Azərbaycanda kadr kargüzarlığının əsas hüquqi bazası Azərbaycan Respublikasının Əmək Məcəlləsidir; əmək müqavilələrinin elektron qaydada bağlanması isə Əmək Məcəlləsinə 28 iyun 2024-cü il tarixli Qanunla edilmiş dəyişikliklərlə tənzimlənir. Bu dəyişikliklərdən sonra əmək müqaviləsinin bağlanması, ona dəyişiklik edilməsi və xitam verilməsi elektron informasiya sistemi üzərindən aparılır.

Praktikada bu proses Əməyin Məşğulluğu Alt Sistemi (ƏMAS) üzərindən həyata keçirilir. Müqavilə həm işəgötürən, həm də işçi tərəfindən gücləndirilmiş elektron imza ilə imzalandıqdan sonra hüquqi qüvvəyə minir. Vergilər Nazirliyinin rəsmi açıqlamasına görə, vətəndaşlar bu məqsədlə «Vətəndaş» tipli Asan İmza və ya SİMA İmzadan ödənişsiz istifadə edə bilərlər.

Qanunvericilik vaxtaşırı dəyişdiyi üçün kadr mütəxəssisi Məcəllənin aktual mətnini e-qanun.az portalından izləməlidir. Köhnə nümunə əmrlər və internetdəki şablonlar bəzən artıq qüvvədə olmayan maddələrə istinad edir.

Hansı kadr sənədləri məcburidir?

Hər bir işəgötürən üçün əsas kadr sənədləri əmək müqaviləsi, əmrlər (sərəncamlar), ştat cədvəli, iş vaxtının uçotu tabeli, məzuniyyət cədvəli və işçilərin şəxsi işləridir. Şirkətin ölçüsündən asılı olmayaraq bu sənədlər olmadan əmək münasibətlərini düzgün idarə etmək mümkün deyil.

Bu sənədlərə əlavə olaraq daxili intizam qaydaları, əmək mühafizəsi üzrə təlimat jurnalları və kollektiv müqavilə (əgər bağlanıbsa) də kadr sənədləri sisteminin bir hissəsidir.

İşə qəbul zamanı sənədlər hansı ardıcıllıqla hazırlanır?

İşə qəbul namizədin sənədlərinin toplanması ilə başlayır, sonra ƏMAS-da elektron əmək müqaviləsi bağlanır, işə qəbul əmri verilir, işçi daxili qaydalarla tanış edilir və onun şəxsi işi açılır. Ardıcıllığı pozmaq, xüsusən işçini müqavilə bağlanmadan işə buraxmaq, ən riskli kadr səhvlərindən biridir.

1. Sənədlərin toplanması. Şəxsiyyət vəsiqəsi, təhsil sənədi, vəzifənin tələbindən asılı olaraq digər sənədlər (məsələn, tibbi arayış) alınır və surətləri şəxsi işə əlavə edilir.
2. Əmək müqaviləsinin hazırlanması. Vəzifə, iş yeri, işə başlama tarixi, əmək haqqı, iş rejimi, sınaq müddəti (tətbiq edilirsə) dəqiq yazılır.
3. ƏMAS-da imzalanma. Müqavilə bildirişi sistemə daxil edilir və hər iki tərəf gücləndirilmiş elektron imza ilə imzalayır. İşçi işə yalnız bundan sonra başlamalıdır.
4. İşə qəbul əmri. Müqaviləyə əsasən əmr verilir, işçi əmrlə tanış edilir.
5. Tanışlıq. İşçi daxili intizam qaydaları, vəzifə təlimatı və əmək mühafizəsi qaydaları ilə imza qarşılığında tanış edilir.
6. Uçota alma. Şəxsi iş açılır, işçi tabelə və əmək haqqı sisteminə daxil edilir, məlumat mühasibatlığa ötürülür.

Bakıda 25 nəfərlik xidmət şirkətində bu addımlar adətən bir iş günü ərzində tamamlanır. Gecikmə çox vaxt işçinin elektron imzasının olmamasından yaranır, ona görə namizədə imzanı əvvəlcədən aktivləşdirməsini xatırlatmaq faydalıdır.

Məzuniyyət sənədləri necə rəsmiləşdirilir?

Məzuniyyət işçinin ərizəsi və ya məzuniyyət cədvəli əsasında verilən əmrlə rəsmiləşdirilir, tabeldə qeyd olunur və məzuniyyət haqqının hesablanması üçün mühasibatlığa ötürülür. Məzuniyyətin növü əmrdə dəqiq göstərilməlidir, çünki ödəniş qaydası növdən asılıdır.

Məzuniyyət cədvəlini il başlayanda hazırlamaq kadr işini xeyli asanlaşdırır. Cədvəl olmayanda yay aylarında bir şöbədən eyni vaxtda bir neçə işçi məzuniyyət istəyir və iş prosesi dayanır. Məzuniyyət haqqının hesablanma qaydasını payroll nədir yazısında ətraflı izah etmişik.

İşçinin vəzifəsi və ya maaşı dəyişəndə hansı sənədlər hazırlanır?

İşçinin vəzifəsi, iş yeri, əmək haqqı və ya iş rejimi dəyişəndə əmək müqaviləsinə ƏMAS üzərindən dəyişiklik edilir, bu dəyişiklik əmrlə rəsmiləşdirilir və şəxsi işə əlavə olunur. Dəyişiklik əmək müqaviləsinin əsas şərtlərinə toxunursa, işçinin razılığı tələb olunur və bu razılıq sənəddə əks etdirilməlidir.

• Başqa vəzifəyə keçirmə: ştat cədvəlində boş vəzifənin olması yoxlanılır, sonra müqavilə dəyişikliyi və köçürmə əmri hazırlanır.
• Əmək haqqının artırılması: ştat cədvəlinə və müqaviləyə dəyişiklik edilir, yeni məbləğin qüvvəyə minmə tarixi əmrdə göstərilir.
• İş rejiminin dəyişməsi: natamam iş günü və ya növbəli rejimə keçid müqavilədə və tabeldə eyni tarixdən əks olunur.

Praktikada ən çox rast gəlinən problem dəyişikliyin yalnız əmrlə edilməsi, müqavilənin isə köhnə şərtlərlə qalmasıdır. Belə halda yoxlamada sənədlər bir-birinə uyğun gəlmir və işçinin real vəzifəsini sübut etmək çətinləşir.

Əmək müqaviləsinə xitam necə sənədləşdirilir?

Əmək müqaviləsinə xitam Əmək Məcəlləsində göstərilən əsaslardan birinə istinad edən əmrlə rəsmiləşdirilir, ƏMAS-da müqaviləyə xitam qeydə alınır və işçi ilə son haqq-hesab aparılır. Xitamın əsası düzgün seçilməyəndə və ya sənəd çatışmayanda işçi işə bərpa tələbi ilə məhkəməyə müraciət edə bilər.

• İşçinin təşəbbüsü ilə: işçinin ərizəsi əsas sənəddir, ərizənin tarixi və xəbərdarlıq müddəti nəzərə alınır.
• Tərəflərin razılığı ilə: razılaşma yazılı formada rəsmiləşdirilir.
• Müddətli müqavilənin bitməsi ilə: müddət bitməzdən əvvəl tərəflərin niyyəti aydınlaşdırılır.
• İşəgötürənin təşəbbüsü ilə: ştat ixtisarı, intizam pozuntusu və digər əsaslar ən çox sənəd tələb edən hallardır. Hər faktın akt, izahat və ya xəbərdarlıqla təsdiqlənməsi vacibdir.

Son iş günü işçiyə istifadə olunmamış məzuniyyət günləri üçün kompensasiya da daxil olmaqla bütün ödənişlər edilməlidir. Bu məlumat kadr şöbəsindən mühasibatlığa vaxtında ötürülməlidir.

Kadr uçotunu hansı proqramlarda aparmaq olar?

Kadr uçotu dövlət tərəfində ƏMAS kimi elektron sistemlərdə, şirkət daxilində isə 1C kimi uçot proqramlarında, HRIS sistemlərində və ya kiçik şirkətlərdə Excel cədvəllərində aparılır. Seçim işçi sayından və şirkətin digər proseslərindən asılıdır.

Hansı proqram seçilsə də, kadr məlumatı bir yerdə saxlanmalı və təkrarlanmamalıdır. İşçinin vəzifəsi ƏMAS-da bir cür, 1C-də başqa cür, Excel siyahısında isə üçüncü cür yazılanda yoxlama zamanı uyğunsuzluq yaranır. 1C-nin imkanları ilə 1C proqramı nədir yazısında tanış ola bilərsiniz.

Kadr kargüzarlığında ən çox hansı səhvlər edilir?

Ən çox rast gəlinən səhvlər işçinin müqavilə imzalanmadan işə başlaması, əmrlərin gecikdirilməsi, ştat cədvəli ilə müqavilələr arasında uyğunsuzluq və şifahi qərarların sənədləşdirilməməsidir. Bu səhvlər həm cərimə, həm də əmək mübahisəsində işəgötürənin uduzması riskini yaradır.

Kadr işini sistemli öyrənmək istəyənlər üçün INNAB-ın Əmək Məcəlləsi və Kadr Kargüzarlığı təlimi qanunvericiliyi real sənəd nümunələri ilə birlikdə əhatə edir. HR sahəsinə yeni başlayanlar üçün isə HR Assistent təlimi kadr işinin əsaslarından başlayır. İnsan resursları funksiyasının daha geniş mənzərəsi ilə insan resursları yazısında tanış ola bilərsiniz.

Tez-tez verilən suallar

Kadr kargüzarlığı ilə HR eyni şeydirmi?

Xeyr. Kadr kargüzarlığı HR funksiyasının sənədləşmə hissəsidir. HR isə bundan əlavə işə qəbul, təlim, performans və motivasiya kimi sahələri də əhatə edir.

Əmək müqaviləsi kağız formada bağlana bilərmi?

28 iyun 2024-cü il tarixli dəyişikliklərdən sonra əmək müqaviləsi elektron informasiya sistemi üzərindən elektron sənəd formasında bağlanır və gücləndirilmiş elektron imza ilə imzalanır. Şirkət daxili arxiv üçün çap nüsxəsi saxlaya bilər.

Elektron imzası olmayan işçi ilə müqavilə necə bağlanır?

İşçi əvvəlcə Asan İmza və ya SİMA İmza kimi gücləndirilmiş elektron imza əldə etməlidir. Vergilər Nazirliyinin açıqlamasına görə vətəndaşlar bu imzalardan müqavilə imzalamaq üçün ödənişsiz istifadə edə bilərlər.

Kadr sənədlərini kim hazırlamalıdır?

Böyük şirkətlərdə bu işi HR və ya kadr şöbəsi görür. Kiçik şirkətlərdə kadr işini çox vaxt mühasib və ya ofis meneceri aparır, bəzi şirkətlər isə bu xidməti kənar mütəxəssisə həvalə edir.

Ştat cədvəli nə vaxt dəyişdirilməlidir?

Yeni vəzifə yaradılanda, vəzifə ləğv ediləndə, ştat vahidlərinin sayı və ya vəzifə maaşı dəyişəndə ştat cədvəlinə əmrlə dəyişiklik edilir. Dəyişiklik işə qəbuldan və ya köçürmədən əvvəl edilməlidir.

Kadr kargüzarlığını öyrənmək üçün mühasibat biliyi lazımdırmı?

Xüsusi mühasibat biliyi tələb olunmur. Əmək Məcəlləsini, sənəd nümunələrini və ƏMAS-da işləməyi bilmək əsasdır, əmək haqqının əsaslarını bilmək isə əlavə üstünlükdür.